PARCELIES.LV | 7 важных моментов при переезде офиса

7 важных моментов при переезде офиса

Переезд в новый офис - волнительное время для любой компании, а для тех, кто руководит переездом - огромный стресс. Это одна из самых трудных задач, с которыми приходится сталкиваться управляющим. В результате 78% компаний откладывают переезд, предпочитая оставаться в малофункциональных, тесных и дорогих помещениях, лишь бы избежать стресса.

Отвечая за офисный переезд, необходимо минимизировать сбои в работе и найти помещения, отвечающие всем потребностям вашей компании. Учитывая, что переезд крайне важен для бизнеса и сотрудников, координатор переезда (обычно это управляющий помещениями) должен организовать и проконтролировать весь процесс, обеспечив максимально бесперебойную работу.

Вряд ли в вашей карьере будет много проектов по переезду офиса, а для многих это может быть первый и единственный опыт.

Для того чтобы избежать дорогостоящих ошибок при переезде, мы собрали семь основных моментов, которые стоит учитывать, чтобы осуществить успешный проект по переезду офиса:

1. Бюджет

Сколько будет стоить ваш проект по переезду?

При переезде офиса затраты быстро увеличиваются. Задержки, просчеты и внезапные проблемы – это все превышение бюджета. Обычно, менеджер проекта ответственен за бюджет, который включает расходы на дизайн интерьера и канцелярские товары, но исключает юридические и налоговые расходы.

Придерживаться бюджета так же сложно, как и составлять его. Неприятные "сюрпризы" и незамеченные расходы могут возникнуть из ниоткуда. Вот основные пункты, которые многие упускают из виду:

Считаете ли вы затраты на восстановление старого офиса?

Есть ли у вас арендованное или специализированное оборудование, требующее особого обращения? Сюда также можно отнести коллекции картин или химикаты.

Существуют ли какие-либо ограничения по доступу или срокам, которые повлияют на стоимость вашего переезда?

Очень важно рассчитать все расходы на офисный переезд до его начала. Большие суммы могут быть ошибочно подсчитаны или вовсе упущены только потому, что раньше у вас не было переезда. Возможно, стоит обратиться в компанию по переездам, чтобы получить полную информацию о возможных расходах!

2. Интерьерные решения и дизайн офиса

Как оформить новый офис?

В новом помещении может потребоваться капитальный или же просто косметический ремонт. В любом случае, необходимо найти компанию, занимающуюся интерьерными решениями - в идеале, это фирма, которая предоставит решение "под ключ" и при этом уложится в сроки, сделает все качественно и в рамках бюджета.

Если вы хотите переложить ответственность, обратитесь в компанию с четким представлением о ваших возможностях и потребностях; она возьмет на себя полный контроль над дизайном и концепцией вашего офиса. Так как компания будет заниматься интерьером от разработки идеи до сдачи объекта и держать вас в курсе дела на каждом этапе, это снизит вашу нагрузку и стресс.

Если ваша компания быстро развивается или переезжает в более тесное помещение, оптимизация рабочего места- одна из ключевых задач. В этом случае вам помогут услуги планировщика. Поговорите с компанией, занимающейся переездом, поскольку они смогут решить основные проблемы, связанные с планированием пространства, а если они также занимаются ремонтом, это позволит вам привлечь меньше подрядчиков и упростит интеграционный процесс переезда.

3. Коммуникация

Кому следует знать, что вы переезжаете?

Для успешного переезда очень важна эффективная коммуникация. Хотя это не всегда обязанность руководителя проекта, но, если вы отвечаете за этот пункт, важно создать стратегию по распространению информации о вашем переезде. Есть множество различных способов сообщить об этом клиентам, поставщикам, арендодателям и другим контактным лицам, например:

• Раздайте листовки или карточки с новым адресом вместе с чеками и счетами.
• Разошлите рекламу по e-mail или по почте
• Разместите информацию на своем веб-сайте
• Добавьте P.S. сообщения в электронные письма
• Сделайте посты в социальных сетях
• Обновите адрес в Google, на канцелярских товарах, на сайте и в подписях к электронным письмам.

Зачастую успех переезда зависит от разных факторов. Чтобы снять чувство тревоги, связанное с переездом офиса, очень важно поддерживать сотрудников и держать их в курсе дела. Выслушав их опасения, вы также сможете решить ряд проблем, связанных с переездом, и убедиться, что вы все предусмотрели.

Сообщите поставщикам услуг о своем переезде как можно раньше. Возможно, вам потребуется уведомить некоторых из них, поэтому необходимо пересмотреть договоры и выяснить, как это сделать формально.

Не забудьте известить свой банк и страховые компании о переезде! Вы также можете поставить в известность своих старых и новых соседей.

4. Офисная мебель

Что делать с офисной мебелью?

1. Когда речь заходит об офисной мебели, есть два варианта: во-первых, ее можно перевезти в новый офис, а во-вторых, заменить полностью новой. Однако, восстановив или отремонтировав офисную мебель, у вас будет преимущество обоих вариантов.
2. Восстановленная мебель может выглядеть как новая, отвечать всем рабочим требованиям и соответствовать современным дизайнерским стандартам, заданным архитекторами. Такой способ очень удобен, поскольку сокращает количество отходов и обходится намного дешевле, чем покупка новой мебели – восстановить старую мебель на 80% дешевле, чем купить новую.
3. Фирма, предоставляющая комплексные услуги, часто предлагает различные варианты утилизации старой мебели. Возможно, они быстро восстановят вашу офисную мебель, а также предложат другие способы утилизации, такие как маркетинг, продажа или даже передача в благотворительные организации от вашего имени.

5. ИТ, данные, компьютеры и подключения

Как вы будете перевозить электрооборудование и IT, или же вы воспользуетесь возможностью и обновите оборудование?

При перевозке ИТ-оборудования нужно учитывать целый ряд моментов. Поскольку оно играет важнейшую роль для многих современных бизнесов, необходимо принять особые меры.

Стационарные компьютеры

У каждого сотрудника свои уникальные настройки и экранное оборудование. Перед переездом проверьте все параметры, чтобы в новом офисе все заново подключить и подготовить к работе. После того, как оборудование перевезено, настройте его и подключите к зачастую сложной сетевой инфраструктуре.

Дата-центры и серверы

Серверы с важными данными необходимо перемещать очень осторожно, сводя время простоя к минимуму. Переезд должен быть гладким, безопасным и оптимально спланированным, чтобы минимизировать время простоя.

Поломки, сбои или кража данных стоят очень дорого. Важно контролировать перевозку оборудования и использовать специальную упаковку, чтобы уберечь его и предотвратить накопление статического электричества.

Арендованное оборудование

Для некоторого оборудования может потребоваться разрешение поставщика, иначе вы рискуете нарушить гарантийные обязательства или соглашения о сервисном обслуживании. Поставщик может сам настоять на перевозке специализированного оборудования, или же потребовать, чтобы вы придерживались установленных правил транспортировки. Порядок перевозки должен быть подробно описан в договоре.

Телефоны и интернет-подключения

Необходимо установить телефонные системы и интернет-подключение с первого рабочего дня в новом офисе. Независимо от того, пользуетесь ли вы услугами нового оператора или остаетесь у прежнего, убедитесь, что подключение не пропадет при переезде из одного офиса в другой. Убедитесь, что проблемы выявлены, диагностированы и устранены до дня переезда.

6. Старое оборудование и ненужная мебель

Что вы будете делать с ненужной мебелью и IT-оборудованием?

Переезд офиса — это отличная возможность навести порядок, рассортировать старые файлы и избавиться от ненужной мебели и устаревшего IT-оборудования. Нет смысла тратить время/бюджет на перевозку того, чем вы не будете пользоваться.

Однако утилизировать такие вещи - дорого. От ненужной мебели, ИТ-оборудования или электрооборудования можно избавиться правильно и экологично, сэкономив на утилизации и предотвратив отходы. Компании, занимающиеся экологичной утилизацией, могут пожертвовать или даже перепродать то, что вам больше не нужно. Если вещи невозможно использовать повторно, безопасная утилизация все равно позволит сократить расходы.

7. План переезда офиса

Есть ли у вас все необходимое для успешного переезда?

Неважно, работаете ли вы с поставщиком услуг по комплексному офисному переезду или просто с компанией по переезду рабочих мест, продуманный план – это как можно меньше сбоев в работе.

Поставщики комплексных услуг предоставят вам знания, опыт и ресурсы, необходимые для качественного переезда. Кроме того, они обеспечат поддержку до, во время и после переезда и окажут необходимую помощь, чтобы свести к минимуму сбои в работе.

Это включает в себя упаковку и распаковку вещей, чтобы быть уверенным, что все безопасно перевезено в нужное место, разборку и сборку мебели, уборку старых и новых помещений, а также обеспечение работы службы поддержки.

Как только вы переехали в новый офис с минимальными сбоями в работе, отпразднуйте это событие, устроив вечеринку для сотрудников и клиентов!

Нет комментариев

Оставить отзыв