PARCELIES.LV - Kā informēt par pārcelšanos savus darbiniekus un klientus?
21. februāris, 2023 pl. 16:55,
Nav komentāru
Biroja pārvietošanas paziņojums
Kā informēt par pārcelšanos savus darbiniekus un klientus
Biroja pārvietošana jūsu uzņēmumam ir liels un satraucošs solis. Neatkarīgi no tā, vai pārceļaties uz lielāku, privātu biroja telpu vai mazākām īrētām telpām, šis ir brīdis, lai atzīmētu sasniegumus un lūkotos gaišākā nākotnē.
Tomēr jāņem vērā, ka šis process jūsu darbiniekiem var radīt problēmas. Biroja pārvietošana var likt jūsu darbiniekiem domāt par laiku, kas jāpavada ceļā uz darbu, kā arī pārvietošanās līdzekļus, un viņiem var būt bažas par jaunās vietas infrastruktūru.
Ņemot vērā, ka jūs saviem darbiniekiem prasāt veikt radikālas pārmaiņas, biroja pārvietošanas paziņojums ir jāpārdomā ļoti rūpīgi. Ir jāņem vērā darbinieku sajūtas, esiet pēc iespējas atklātāks un noteikti atstājiet laiku diskusijām. Taču, tā kā tiek ieguldītas lielas pūles plānošanā un darbu saraksts ir diezgan iespaidīgs, paziņojums dažreiz tiek atstāts novārtā.
Tātad, kā jūs varat paziņot sava biroja pārvietošanu, kad tas ir jādara un kāda informācija ir jāiekļauj? Te būs mūsu vadlīnijas, kā arī dažu biroja pārcelšanas paziņojumu paraugi.
Biroja pārcelšanas paziņojuma nozīme
Pārmaiņas var būt sarežģītas – pat kaut kas tik viegls, kā darbagaldu pārvietošana no vienas biroja puses uz otru var būt liela problēma, tāpēc iztēlojieties, kādu iespaidu atstāj visa biroja pārvietošana.
Lai pārcelšanās projekts būtu veiksmīgs, cik vien iespējams, centieties iesaistīt savus darbiniekus. Ideālā gadījumā viņi dos ieguldījumu procesa gaitā un pat palīdzēs izvēlēties nākamo uzņēmuma atrašanās vietu.
Bet, pat tad, kad viss notiek gludi, dažiem no darbiniekiem varētu būt bažas par pārcelšanos. Tāpēc, jums par šo procesu ir jābrīdina savlaicīgi, jāatbild uz visiem viņu jautājumiem, jāizskaidro priekšrocības, kā tas viņus ietekmēs un kas viņiem jādara, lai sagatavotos. Tāpat kā vairumā jūsu uzņēmējdarbības aspektos, caurredzamība ir svarīga.
Darbinieku un klientu saziņas plāns kā daļa no jūsu biroja pārcelšanās projekta dos jums skaidru maršrutu, pēc kura vadīties. Tajā jābūt norādītam grafikam un pienākumu sarakstam, kas nodrošinās to, ka dažādie paziņojumi tiks nodoti pareizajā veidā.
Jūsu biroja pārcelšanās paziņojuma plānā jābūt iekļautiem:
- Sasniegumu grafikam un ziņām, kas tiks sūtītas kopā ar katru no tiem.
- Cilvēku sarakstam, kas ir atbildīgi par ziņu izveidi.
- Kanāliem, pa kuriem tiks sūtītas ziņas
- Rādītāji, ar kuriem tiks mērīti jūsu panākumi
- Kā jūs aicināsiet un atbildēsiet uz darbinieku jautājumiem
- Tiklīdz plāns ir gatavs, varat sākt domāt par paziņojuma formu.
Noskatieties video par pārvākšanās servisu parcelies.lv:
Biroja pārvietošanas paziņojums jūsu darbiniekiem
Tā kā birojs ir jūsu uzņēmuma sirds, ir jāiegulda visas pūles, lai iesaistītu darbiniekus pārcelšanās procesā un dotu viņiem laiku sagatavoties. Vislabākā stratēģija ir runāt ar darbiniekiem klātienē, kad vien tas ir iespējams. Pēc tam var iesūtīt biroja pārcelšanās paziņojuma e-pastu, lai darbiniekiem būtu rakstiska kopija ar visām svarīgajām detaļām.
Paziņojumam ir jābūt skaidram un kodolīgam, un tas ir jāveic krietni pirms pārcelšanās procesa sākuma (detalizēta informācija tālāk tekstā). Vispārīgi runājot, jo vairāk informācijas sniegsiet saviem darbiniekiem, jo labāk. Paziņojumā ir jābūt iekļautiem:
- Pārcelšanās datums
- Informācija par vietu, uz kurieni pārceļaties
- Pārcelšanās iemesls — lielāka/mazāka telpa, lētākas izmaksas, labāks savienojums utt.
- Kādas priekšrocības gūs darbinieki — labākas telpas, elastīgāka biroja telpa, lielākas atpūtas telpas utt.
- Skaidrs grafiks — kas darbiniekiem būs jāsavāc un kad, ko darīt ar nevajadzīgajām lietām un kad uzņēmums atsāks savu darbību jaunajā vietā.
- Kā pārcelšanās ietekmēs darbiniekus — stāvvietas, pieeja sabiedriskajam transportam, citi infrastruktūras objekti.
- Ar ko sazināties jautājumu gadījumā.
Tiklīdz biroja pārvietošanas paziņojums ir gatavs, jāizplāno, kā to vislabāk komunicēt saviem darbiniekiem. Individuālās tikšanās var būt labs sākumpunkts. Ja tas nav iespējams, videoziņa no menedžera var būt ļoti efektīva, it īpaši, ja to pavada jaunā biroja izrādīšana vai nu tiešraidē vai ar attēlu palīdzību. Pēc tam lielākā daļa uzņēmumu sūta rakstisko iekšējo paziņojumu, parasti caur uzņēmuma iekšējo tīklu vai e-pastu.
Biroja pārvietošanas paziņojuma darbiniekiem paraugs
Mēs mainam telpas!
[Uzņēmuma nosaukums] tiks pārcelts uz [adrese] [datums]. Šis ir svarīgs uzņēmuma attīstības solis, kā arī lielas pārmaiņas jums, tāpēc gribējām jūs laicīgi informēt pirms pārcelšanās sākuma.
Pēc ilgiem meklējumiem esam izlēmuši, ka šīs jaunās biroja telpas būs lieliskas jaunās mājas gan jums, gan uzņēmumam. Kā jau drošvien esat pamanījuši, mēs esam izauguši no esošajām biroja telpām un mums ir nepieciešama jauna vieta, kas spēj nodrošināt mūsu elastīgās darba metodes. Uzskatam, ka jaunais birojs to visu spēs mums sniegt ar savām modernajām darba telpām, atpūtas zonām un saulaino jumta terasi.
Tas atrodas īsas pastaigas attālumā no [stacija/pietura] un ir pietiekami daudz stāvvietu. Tuvumā ir arī veikali, kafejnīcas, restorāni un zaļās zonas.
[Vārds] ir nozīmēts/a par pārcelšanās koordinatoru un dos sīkāku informāciju par pārcelšanos kā – kas jāņem līdzi, kad un kā nokļūt jaunajā ēkā. Jautājumu gadījumā sazinieties ar viņu pa [e-pasta adrese].
Apskatiet mūsu iekšējā portāla rakstu, [saite] lai iegūtu sīkāku informāciju par jauno atrašanās vietu, izkārtojuma plānu, infrastruktūru un pieejamo aprīkojumu.
Novēlot veiksmi,
[Vārds]
Biroja pārvietošanas paziņojums klientiem un kontaktpersonām
Jūsu darbinieki nav vienīgie, kam ir jābūt informētiem par jūsu biroja pārcelšanos – jāinformē arī klienti, partneri un piegādātāji. Pat ja viņus nesatiekat klātienē, labā prakse būtu viņiem par to dot ziņu.
Šajā gadījumā biroja pārcelšanās paziņojumam nav jābūt tikpat detalizētam, bet tajā ir jāiekļauj jūsu jaunā adrese, kontaktinformācija, pārcelšanās iemesls un garantija, ka uzņēmuma darbība nemainīsies. Varat arī dot kontaktpersonu, ar kuru iespējams sazināties, ja nepieciešama sīkāka informācija.
Ātrais skats uz parcelies.lv darbā:
Biroja pārcelšanās paziņojuma klientiem paraugs
Labdien, [klienta vārds],
Priecājamies jums paziņot, ka no [datums] mēs pārceļamies uz jaunām biroja telpām. Mūsu jaunā adrese būs [pilna adrese].
Pateicoties tik brīnišķīgiem klientiem kā jūs, mums ir izdevies izaugt no esošās darbavietas un atrast modernākas telpas, kas labāk atbilst mūsu ambīcijām. Mēs garantējam, ka esam nodrošinājuši to, lai jūsu saņemtie pakalpojumi šajā laikā netiktu apgrūtināti. Ja jums rodas kādi jautājumi par pārcelšanos, sazinieties ar mums pa [telefona numurs].
Mēs ar nepacietību gaidām nākamo tikšanos un jūsu apkalpošanu no mūsu jaunajām telpām.
Ar cieņu,
[Vārds]
Kad paziņot par biroja pārvietošanu
Jūsu uzņēmuma izmērs nosaka to, kad ir jāpaziņo par biroja pārcelšanos. Ja jums ir simtiem vai tūkstošiem darbinieku un milzīgs daudzums biroja inventāra, ko pārvietot, labāk paziņojumu veikt agrāk nekā to darītu mazs uzņēmums. Piemēram, mazākas komandas ar mazāku inventāra apjomu var paziņojumu veikt dažus mēnešus iepriekš, savukārt lielākām korporācijām šāds paziņojums ir jāveic agrāk, lai visām komandām būtu iespējams izteikt savas bažas vai viedokļus.
Tomēr, svarīgi paturēt prātā, ka šīs visas ir tikai vadlīnijas. Katrs uzņēmums un komanda atšķirās un biroja pārcelšana var satraukt daudzus cilvēkus. Pārāk priekšlaicīgs pārcelšanās paziņojums var radīt nevajadzīgas bažas vai stresu – it īpaši, ja informācija nav detalizēta un nav konkrēta plāna.
Tā vietā, izmantojiet savu spriestspēju, iesaistot savu komandu vajadzīgajos brīžos. Vispirms pārcelšanās paziņojumu veikt augstākajam menedžmentam, lai noskaidrotu pirmos viedokļus un iespējamās problēmas. Tiklīdz viss ir izlemts un saplānots, varat veikt lielāku, uzņēmuma mēroga paziņojumu tuvāk pārcelšanās laikam.
IZSAUCIET PROFESIONĀĻUS
Sagatavošanās pārvākšanās procesam ir viens no pēdējiem soļiem mājas iegādes procesā; lai gan tas var būt saspringts, tas ir arī ļoti aizraujošs laiks. Vai drīzumā plānojat pārcelties? Zvaniet +37129537152 un mēs visu nokārtosim.