PARCELIES.LV | 7 lietas, kas jāņem vērā, pārvietojot biroju
22. septembris, 2023 pl. 12:31,
Nav komentāru
- Pārcelšanās uz jaunu biroju ir aizraujošs laiks jebkuram uzņēmumam, taču tiem, kas šo procesu organizē, tas var radīt milzīgu stresu. Komerctelpu pārvietošana ir otrais saspringtākais uzdevums, ar ko jātiek gala vadītājam. Tā rezultātā 78% uzņēmumu faktiski noildzina pārcelšanos, izvēloties palikt neefektīvās, šaurās un dārgās telpās, izvairoties no stresa.
- Ja esat atbildīgais par jebkāda veida biroja pārvietošanu, ir ļoti svarīgi, lai tās radītie traucējumi tiktu minimizēti un lai jaunās telpas atbilstu jūsu uzņēmuma pašreizējām un nākotnes vajadzībām. Tā kā pārcelšanās ir tik svarīga jūsu uzņēmumam un kolēģiem, pārvietošanas procesa vadītājam (parasti arī atbildīgais par telpām) ir jāorganizē, jāpārvalda un jānodrošina visi pārcelšanās aspekti ļoti detalizēti, taču arī pēc iespējas nemanāmāk.
- Maz ticams, ka jūsu karjerā jums būs jāveic daudzi biroja pārvietošanas projekti, un daudziem tā būs pirmā un vienīgā reize.
Lai izvairītos no visdārgākajām pārvietošanas projekta kļūdām, esam apkopojuši septiņas būtiskas lietas, kas jāņem vērā, lai veiksmīgi vadītu biroja pārcelšanu:
Cik izmaksās jūsu pārvietošanas projekts?
Pārceļot birojus, izmaksas var palielināties ļoti strauji. Budžetu var viegli pārsniegt vienkāršas aizkavēšanās, neuzmanības vai negaidītas problēmas dēļ. Budžets varētu ietvert tādas izmaksas kā interjera dizains un jaunas kancelejas preces, bet parasti neietver juridiskās un īpašuma nodevas. Par šī budžeta pārvaldību, visticamāk, atbildīgais būs pats projekta vadītājs.
Pieturēties pie sava budžeta var būt tikpat grūti kā to noteikt. Nepatīkami pārsteigumi un slēptās izmaksas var rasties no lietām, par kurām jūs, iespējams, pat neesat domājis. Šeit uzskaitīti daži bieži sastopami vienumi, kas bieži netiek ņemti vērā, plānojot budžetu:
Vai esat ņēmuši vērā izmaksas, kas saistītas ar tā biroja, no kura pārvācaties, atjaunošanu?Vai jums ir kāds nomāts vai specializēts aprīkojums, kam nepieciešama īpaša transportēšana? Tās varētu būt arī mākslas kolekcijas vai ķīmiskas vielas.Vai ir kādi piekļuves vai laika ierobežojumi, kas ietekmēs jūsu pārvietošanas izmaksas?Ir svarīgi, lai pirms darba sākšanas jums būtu skaidras visas biroja pārvietošanas izmaksas. Ievērojama izmaksu daļa var tikt nepareizi novērtēta vai pilnībā nepamanīta tikai tāpēc, ka iepriekš neesat pieredzējis pārcelšanos. Jums varētu būt noderīgi pārrunāt savu pārcelšanos ar pieredzējušu šī pakalpojuma uzņēmumu, kas varēs aprēķināt un izskaidrot visas jūsu pārcelšanās izmaksas!
- Interjera risinājumi un biroja dizainsKā jums vajadzētu veidot savu jauno biroja telpu?
- Atkarībā no jūsu jaunās darbvietas pašreizējā stāvokļa, tai var būt nepieciešama būtiska atjaunošana vai neliela papildināšana. Jebkurā gadījumā jums būs jāatrod biroja iekārtošanas uzņēmums, kas sniegs jums nepieciešamos interjera risinājumus – ideālā gadījumā uzņēmums, kas nodrošina pabeigtu risinājumu, vienlaikus iekļaujoties norādītajos termiņos, nodrošinot augstu kvalitātes standartu un iekļaušanos jūsu budžetā.
- Ja jums ir skaidrs priekšstats par saviem ierobežojumiem un vajadzībām, uzņēmumam, kas labiekārtos jūsu biroju, ir jāspēj pilnībā uzņemties kontroli pār biroja dizainu un koncepciju – gadījumā, ja vēlaties deleģēt šo atbildību. Tas palīdzēs jums mazināt noslodzi un stresu. Uzņēmums pārvaldīs jūsu interjeru no koncepcijas līdz nodošanai, vien laikus informējot jūs par katru projekta posmu.
- Jūsu ofisa telpas maksimāla palielināšana var būt arī jūsu galvenais mērķis, it īpaši, ja jūsu uzņēmums strauji attīstās vai pārceļas uz nedaudz šaurāku vietu. Šeit var noderēt telpu plānotāja pakalpojumi. Sazinieties ar savu pārcelšanās uzņēmumu, jo viņi, iespējams, var palīdzēt atrisināt kopējās problēmas, kas saistītas ar telpu plānošanu, un, ja viņi sniedz arī ofisa atjaunošanas pakalpojumus, jūs varat gūt labumu no tā, ka jums jāslēdz līgumi ar mazāku skaitu uzņēmumu, iegūstot visus nepieciešamos pārcelšanās pakalpojumus vienuviet.
KomunikācijaKam jāzina par jūsu pārcelšanos?
Efektīva komunikācija ir būtiska, lai pārvietošanas projekts būtu veiksmīgs. Lai gan ne visos gadījumos tā ir telpu pārvaldnieka atbildība, bet ja tas ietilpst jūsu pārziņā, ir svarīgi izstrādāt stratēģiju, lai izplatītu informāciju par jūsu pārcelšanos. Ir daudz dažādi veidu, kā informēt klientus, piegādātājus, saimniekus un citus kontaktus, tostarp:Izdaliet skrejlapas vai nomainiet adreses sadaļu klientu čekos un rēķinosIzsūtiet e-pastu vai veiciet pasta kampaņuIevietojiet paziņojumu savā vietnēPievienojiet P.S. tekstu jūsu e-pastu ziņojumosZiņas sociālajos tīklosNeaizmirstiet atjaunināt adresi savā Google kontā, biroja iekārtās, vietnē un e-pasta parakstos.
Bieži vien pārvietošanas projekta panākumi ir atkarīgi no pārcelšanās “mīkstajiem” elementiem. Noturēt darbiniekus savā pusē un uzturēt ar tiem nepārtrauktu kontaktu ir svarīga lieta satraukuma, kas saistīts ar biroja pārvietošanu, samazināšanai. Viņu bažu uzklausīšana palīdzēs jums atrisināt dažas ar pārvietošanos saistītās problēmas un nodrošinās to, ka jums ir risinājums jebkuram jautājumam.
Pārvietošanas projekta laikā pēc iespējas agrāk informējiet pakalpojumu sniedzējus par jūsu pārcelšanos. Dažiem no tiem var būt nepieciešams reakcijas laiks, tāpēc ir jāpārskata līgumi un jāizpēta pakalpojumu nosacījumi.
Svarīgi: neaizmirstiet paziņot savai bankai un apdrošināšanas kompānijām, ka pārceļaties! Par saviem pasākumiem varat informēt arī savus vecos un jaunos kaimiņus.
Biroja mēbeles. Ko jūs darīsiet ar esošajām biroja mēbelēm?
Runājot par biroja mēbelēm, nav nepamatoti domāt, ka jums ir izvēles iespējas: viena- jūs tās paņemat līdzi uz savu jauno atrašanās vietu. Otra - nomainiet tās ar pilnīgi jaunām mēbelēm. Tomēr, iespējams, varēsiet abas izvēles iespējas apvienot, atjaunojot vai pārveidojot esošās biroja mēbeles.
Ir iespējams pārtaisīt biroja mēbeles, lai tās būtu kā jaunas, atbilstu jaunām darba prasībām vai atbilstu arhitektu izvirzītajiem modernā dizaina standartiem. Šis process var būt ļoti izdevīgs, jo tas ir mazāk izšķērdīgs un ievērojami lētāks nekā jaunu mēbeļu iegāde – biroja krēslu atjaunošana var maksāt līdz pat 80% lētāk.
Kompleksā pakalpojuma sniedzējam jāspēj nodrošināt dažādas iespējas jūsu veco mēbeļu jautājumā. Viņiem var būt iespējas ātri īstenot biroja mēbeļu atjaunošanas vai pārbūves projektus, kā arī nodrošināt citas iespējas, piemēram, tās pārdot vai pat ziedot labdarības organizācijām jūsu vārdā.
IT, dati, datori un komunikācijasKā jūs pārvietosiet savas elektroiekārtas un IT, vai arī izmantosiet iespēju, lai pārietu uz jaunu IT komplektu?
Apsverot IT aprīkojuma pārvietošanu, netrūkst punktu, kas jums jāņem vērā. Tā kā tas ir ļoti nozīmīgi mūsdienu uzņēmumu darbībai, ir svarīgi veikt īpašus pasākumus, lai rūpētos par šo aprīkojumu.
Galda datori
Katrs jūsu kolēģa uzstādījums būs unikāls gan konfigurāciju, gan ekrāna aprīkojuma ziņā. Pirms pārcelšanās jums būs jāpārbauda aprīkojuma iestatījumi, lai atkārtoti nodotu ekspluatācijā aprīkojumu, kas ir gatavs lietošanai jūsu jaunajā birojā. Kad datori ir ļoti rūpīgi pārvietoti, tie ir atkārtoti jānodod lietošanā un jāsavieno ar dažkārt sarežģītām tīkla infrastruktūrām.
Datu centri un serveri
Serveri, kas uzglabā biznesam svarīgus datus, ir ļoti rūpīgi un droši jāpārvieto, samazinot dīkstāves laiku līdz absolūtam minimumam. Migrācijai ir jābūt nemanāmai, drošai un optimāli plānotai.
Datu pārrāvumi, kļūmes vai nozagti dati var būt ļoti dārgi. Ir svarīgi, lai iekārtas transportēšanas laikā tiktu uzraudzītas un pārvietotas, izmantojot īpašu iepakojumu drošībai un lai nepieļautu statiskās elektrības uzkrāšanos.
Nomātas iekārtas. Dažām iekārtām pirms to parvietošanas jums, iespējams, būs jāpieprasa apstiprinājums no pārdevēja, pretējā gadījumā pastāv risks lauzt garantijas vai pakalpojumu seguma līgumus. Dažām specializētajām iekārtām pārdevēji var pieprasīt to pārvietošanu tikai viņu uzraudzībā vai, ja jūs pats esat atbildīgs par iznomātā aprīkojuma pārvietošanu, pārdevējs var pieprasīt, lai jūs ievērotu apstiprinātu pārvietošanas procesu. Jūsu pienākumi, pārvietojot nomāto aprīkojumu, ir jānorāda līguma dokumentācijā.
Telefoni un interneta pieslēgumsJums būs jāatvēl pietiekami daudz laika, lai nodrošinātu, ka tālruņa sistēmas un interneta savienojumi jaunajā birojā darbojas jau no pirmās dienas. Neatkarīgi no tā, vai izmantojat jaunu pakalpojumu sniedzēju vai paliekat pie esošā, jums ir jāpārliecinās, ka, pārceļoties starp birojiem, savienojamība netiek zaudēta. Pārliecinieties, ka esat spējīgs identificēt, diagnosticēt un novērst problēmas pirms pārcelšanās dienas.
Vecais aprīkojums un nevēlamas mēbelesKo jūs darīsiet ar savām novecojušām un nevajadzīgajām mēbelēm vai IT aprīkojumu?
Biroju pārvietošana ir lieliska iespēja tikt vaļā no nekārtības, sakārtot vecos failus un atbrīvoties no liekām mēbelēm, kā arī mantotā IT aprīkojuma. Nav jēgas tērēt laiku/budžetu, lai pārvietotu visu, ko neizmantojat.
Jā, šo priekšmetu utilizācija var izrādīties dārga. Ja jums ir nevajadzīgas mēbeles, IT vai elektriskās iekārtas, ir vienkārši veidi, kā atbildīgi atbrīvoties no šiem priekšmetiem, ietaupot atkritumu izvešanas izmaksas un novēršot atkritumu rašanos. Ja izvēlaties sadarboties ar pārdomātu ilgtermiņa utilizācijas pakalpojumu sniedzēju, viņi var ziedot biroja mēbeles, IT un elektroiekārtas vai pat pārdot preces, kas jums vairs nav vajadzīgas. Ja preces nevar izmantot atkārtoti, droša otrreizējā pārstrāde joprojām nodrošinās izmaksu samazināšanos.
Biroja pārvietošanas plānsVai jums ir nepieciešamie resursi, lai darbu veiktu nevainojami?
Neatkarīgi no tā, vai strādājat ar kompleksa biroja pārvietošanas pakalpojuma sniedzēju vai vienkārši darba vietas maiņas uzņēmumu, strukturēts pārvietošanas plāns ir ļoti svarīgs, lai nodrošinātu pēc iespējas mazākus traucējumus uzņēmējdarbībā.
Integrēto pakalpojumu sniedzēji nodrošinās jums zināšanas, pieredzi un resursus, kas jums nepieciešami, lai nodrošinātu, ka pāreja tiek veikta atbilstoši augstiem standartiem. Turklāt viņi sniegs atbalstu pirms pārcelšanās, tās laikā un pēc pārcelšanās, sniedzot jums nepieciešamo palīdzību, lai samazinātu traucējumus.
Tas var ietvert iepakošanas un izpakošanas pakalpojumu sniegšanu, lai palīdzētu nodrošināt, ka viss tiek droši pārvietots uz pareizo vietu, mēbeļu demontāžu un salikšanu, esošo un jauno vietu tīrīšanu un palīdzības komandas nokomplektēšanu.
Kad esat pabeidzis pārcelšanos ar pēc iespējas mazākiem traucējumiem, sarīkojiet ievākšanās ballīti klientiem un darbiniekiem!
Ātrais skats uz parcelies.lv pārvākšanās servisa darbā:
vai https://youtube.com/shorts/Mt5OWaVy4DY?feature=share
IZSAUCIET PROFESIONĀĻUS
Sagatavošanās pārvākšanās procesam ir viens no pēdējiem soļiem mājas iegādes procesā; lai gan tas var būt saspringts, tas ir arī ļoti aizraujošs laiks. Vai drīzumā plānojat pārcelties? Zvaniet +37129537152 un mēs visu nokārtosim.